Panel
Vodič kroz HAFiscal panel: meni, početna strana, kupci, magacin, izvodi, izveštaji, paket i korisnici.
Pregled panela i navigacija
HAFiscal panel ima tri stalna dela: meni levo, gornju traku i radni deo u sredini, u kome se otvara izabrani ekran. HAFiscal panel: meni levo, gornja traka i početna strana Meni | Stavka menija | Čemu služi | |---|---| | Početna | Pregled poslovanja za tekući mesec | | Prodaja | Ponude, fakture i otpremnice | | Fiskalizacija | Fiskalna kasa i spisak izdatih fiskalnih računa | | eFakture | Pregled elektronskih faktura poslatih na SEF | | Kupci | Šifarnik kupaca | | Artikli i usluge | Katalog proizvoda i usluga za fakture i kasu | | Magacinsko poslovanje | Prijem robe, dobavljači, lager, magacini, nalozi magacinu | | Izvodi | Uvoz bankovnih izvoda i uparivanje uplata sa fakturama | | Izveštaji | PDV i promet, naplata usluga, MiniMax | | Integracije (API) | API ključevi, webhookovi i log fiskalizacije za povezane sisteme | | Podešavanja | Podaci firme, email, fiskalizacija, SEF i ostala podešavanja | | Korisnici | Nalozi zaposlenih i njihove role (vidi ih samo Vlasnik i Administrator) | Na dnu menija su ime prijavljenog korisnika, naziv firme i dugme Odjavi se. Gornja traka Klik na naziv firme u gornjoj traci otvara meni sa stavkama Moj paket (promena paketa i dodatni moduli) i Moji računi (računi za pretplatu). Zašto neka stavka menija nije vidljiva Stavke Fiskalizacija, eFakture, Magacinsko poslovanje i Izvodi prikazuju se samo ako je odgovarajući modul uključen u vaš paket: | Stavka | Potreban modul | |---|---| | Fiskalizacija | Kasa | | eFakture | eFakture (SEF) | | Magacinsko poslovanje | Magacinsko poslovanje | | Izvodi | Uvoz bankovnih izvoda | Ako stavka nedostaje, problem nije u vašem nalogu. Modul nije aktivan, a možete ga dodati u delu Moj paket (vidi članak Moj paket i Moji računi). Isto važi za pojedine tabove u Podešavanjima i Izveštajima: bez modula se umesto sadržaja prikazuje poruka sa dugmetom za aktivaciju dodatka. Stavku Korisnici vide samo korisnici sa rolom Vlasnik ili Administrator.
Početna strana
Početna strana daje brz pregled poslovanja za tekući mesec. Početna strana sa karticama sažetka, grafikonom i poslednjim fiskalnim računima Kartice sažetka | Kartica | Šta prikazuje | |---|---| | Prihod ovog meseca | Zbir fiskalnih računa izdatih (fiskalizovanih) u tekućem mesecu | | Za naplatu | Iznos fiskalnih dokumenata koji još čekaju naplatu ili fiskalizaciju | | Dospela potraživanja | Neplaćeni iznos dokumenata koji čekaju uplatu duže od 30 dana. Ispod piše „Sve je ažurirano“ ako takvih nema, ili „Zahteva pažnju“ | | Fiskalni promet danas | Zbir fiskalnih računa izdatih od početka današnjeg dana | Grafikon „Fakturisano naspram naplaćeno“ Grafikon prikazuje poslednjih 6 meseci. Fakturisano je zbir svih fiskalnih dokumenata napravljenih u tom mesecu, a Naplaćeno zbir onih koji su fiskalizovani u tom mesecu. Potrebna pažnja Ovde se pojavljuju stvari koje traže vašu reakciju: - eFakture koje čekaju odluku: broj elektronskih faktura na kojima se čeka odluka. - Dokumenti koji zahtevaju pažnju: broj fiskalnih računa čija fiskalizacija nije uspela. Pronađite ih u Fiskalizacija → Poslednji računi i pokušajte ponovo (vidi članak Česte greške pri fiskalizaciji i radu u panelu). Poslednji fiskalni računi Na dnu strane je pet poslednjih fiskalnih računa, sa brojem, datumom, iznosom i statusom. Ceo spisak, sa filterima i akcijama, nalazi se u Fiskalizacija → Poslednji računi.
Kupci
U meniju Kupci vodite šifarnik kupaca. Kupci iz šifarnika se biraju na ponudama, fakturama i na kasi. Spisak kupaca sa PIB-om, matičnim brojem i oznakama PDV i eFakture Pretraga radi po nazivu, PIB-u, matičnom broju i emailu. Klik na red otvara izmenu kupca. Novi kupac Kliknite Novi kupac. Forma za novog kupca | Polje | Značenje | |---|---| | Naziv / ime kupca | Obavezno. Naziv firme ili ime i prezime | | PIB, Matični broj | Opciono, ali PIB je obavezan za slanje eFakture | | Državna firma / javno preduzeće (ima JBKJS) | Uključite za budžetske korisnike, pa unesite JBKJS | | Obveznik PDV-a | Da li je kupac u sistemu PDV-a (podrazumevano uključeno) | | Ima eFakture (registrovan na SEF-u) | Uključite ako kupac prima elektronske fakture. Od ovoga zavisi automatsko slanje na SEF | | Email | Koristi se pri slanju ponuda i faktura mejlom | | Telefon, Adresa | Opciono | | Identifikacija na fisk. računu i Vrednost | Šta se upisuje u polje „ID kupca“ na fiskalnom računu (npr. „10: PIB“, „11: JMBG“, „20: lična karta“). Ako ostavite prazno, a kupac ima PIB, automatski se koristi „10:PIB“ | Podaci kupca se unose ručno. Panel ne preuzima automatski podatke o kupcu iz APR-a. Arhiviranje Ikona kante na kraju reda arhivira kupca, posle potvrde. Arhiviran kupac se više ne prikazuje na spiskovima i ne može se birati na novim dokumentima, ali njegovi postojeći dokumenti ostaju netaknuti.
Magacinsko poslovanje
Meni Magacinsko poslovanje služi za prijem robe od dobavljača, pregled stanja zaliha i izdavanje robe kupcima. Vidljiv je samo uz modul Magacinsko poslovanje. Ekran ima pet tabova: Prijem robe, Dobavljači, Lager, Magacini i Nalozi magacinu. Prijem robe Spisak prijema robe Kliknite Novi prijem robe i popunite: Forma za novi prijem robe - Dobavljač (obavezno) i Magacin (podrazumevani magacin je već izabran). - Broj otpremnice dobavljača, Valuta plaćanja (rok plaćanja dobavljaču) i Datum prijema. - Stavke: u polju Artikal (za lager) izaberite artikal iz kataloga, pa unesite Količinu, Cenu, Rabat % i PDV %. Iznos se računa sam. Po stavci možete uneti i Bar kod, Serijski broj i rok trajanja (broj dana ili datum isteka). Kliknite Sačuvaj prijem. Stanje na lageru se odmah uvećava. Na šta treba paziti: - Ako stavku ne povežete sa artiklom iz kataloga, sistem ga traži po nazivu, pa po šifri, pa po bar kodu. Ako ga ne pronađe, sam pravi nov artikal. Tom artiklu je prodajna cena jednaka nabavnoj, pa je obavezno ispravite u Artikli i usluge. - Prijem nema fazu nacrta: čim ga sačuvate, roba je na stanju. Klik na prijem otvara Prijemnicu sa svim stavkama i dugmetom Kalkulacija (vidi članak Kalkulacija nabavne i prodajne cene). Dobavljači Spisak dobavljača Novi dobavljač traži Naziv firme. Opciono su PIB, matični broj, tekući račun, adresa, mesto, poštanski broj, email, telefon i sajt. Ikona kante arhivira dobavljača, a stari prijemi ostaju netaknuti. Lager Trenutno stanje zaliha po artiklu i magacinu Pregled trenutnog stanja: šifra, artikal, magacin i količina. Stanje se povećava prijemom robe, a smanjuje izdavanjem robe po nalogu magacinu. Magacini Spisak magacina Svaka firma ima jedan besplatan magacin, „Magacin 1“, koji se pravi automatski. Svaki sledeći magacin je plaćeni dodatak. Kada dostignete limit, dugme u formi postaje Aktiviraj dodatni magacin. Ono pravi ponudu koju plaćate u Moji računi, a magacin se otključava kada je ponuda plaćena. Pri pravljenju magacina birate da li je deo prodajnog objekta (koristi njegovu adresu) ili je samostalan, sa svojom adresom. Nalozi magacinu Nalozi magacinu sa statusima Nalog magacinu je zahtev da se roba sa fakture izda iz magacina. Ne pravi se ručno. Kada je u Podešavanja → Firma uključeno Firma koristi magacin, nalog se pravi automatski čim otvorite fakturu koja ima broj. Na strani fakture tada vidite deo Nalog magacinu sa statusom, a robu izdajete ovde. Klik na nalog otvara listu stavki: Traženo, Izdato, Izdaj sada i Serijski brojevi. Upišite količine koje izdajete i kliknite Izdaj robu. Lager se umanjuje, a status naloga se menja sam: | Status | Značenje | |---|---| | Čeka izdavanje | Ništa još nije izdato | | Delimično izdato | Deo robe je izdat | | Izvršeno | Sva tražena roba je izdata | | Otkazano | Nalog je otkazan | Izvršen ili otkazan nalog se više ne može menjati.
Bankovni izvodi i uparivanje uplata
Meni Izvodi služi da se uplate sa bankovnog izvoda knjiže na vaše fakture. Vidljiv je uz modul Uvoz bankovnih izvoda. Ekran Izvodi sa izborom režima usklađivanja Izvode u meni Izvodi unosite na dva načina: ručno, otpremanjem XML fajla, ili automatski, slanjem izvoda mejlom (vidi Obrada izvoda mejlom, niže). Uvoz izvoda Kliknite Uvezi izvod (XML) i izaberite fajl. Podržan je XML format izvoda transakcionog računa privrede (TransakcioniRacunPrivredaIzvod), koji izdaju srpske banke. Drugi formati, npr. PDF ili CSV, nisu podržani. Iz izvoda se čitaju broj i datum izvoda, prethodno i novo stanje, i za svaku stavku iznos, datum valute, uplatilac, opis i poziv na broj. Režim usklađivanja uplata Režim birate jednom za celu firmu: | Režim | Šta radi | |---|---| | Automatski | Uplate koje se 100% poklapaju (poziv na broj i iznos) knjiže se same pri uvozu | | Potvrda knjiženja | Sistem predlaže fakturu za svaku uplatu, ali čeka vašu potvrdu | | Ručno | Sami birate i potvrđujete fakturu za svaku uplatu. Sistem može da označi najverovatniju fakturu, ali nikad ne knjiži bez vašeg izbora | Uparivanje je namerno oprezno. Automatski se knjiži samo uplata čiji poziv na broj i iznos zajedno jednoznačno odgovaraju jednoj otvorenoj fakturi. Sve ostalo je samo predlog koji potvrđujete ručno. Odlivi sa računa se prikazuju, ali se ne knjiže. Knjiženje uplata Klik na izvod otvara njegove stavke, sa statusom Nije pronađeno, Predloženo, Proknjiženo ili Ignorisano. - Proknjiži: otvara spisak otvorenih faktura, a predložena je istaknuta zeleno. Kliknite Izaberi i uplata se knjiži na fakturu. - Proknjiži sve predložene: knjiži sve predloge odjednom. - Ikona oka: ignoriše stavku, bez knjiženja. Proknjižena uplata se vidi na fakturi, sa podacima o uplatiocu, opisu, pozivu na broj i datumu valute. Faktura prelazi u status Delimično plaćeno ili Plaćeno. Polje Pretraga po uplatiocu pronalazi sve izvode u kojima se pojavljuje neki kupac. Obrada izvoda mejlom Tab Obrada izvoda sa mail adresom i statistikom U tabu Obrada izvoda možete dobiti mail adresu na koju šaljete izvode, a oni se obrađuju automatski. Kliknite Nova adresa. Firma ima jednu aktivnu adresu, i ona ostaje trajno. Za promenu se javite podršci. Svaki izvod poslat na tu adresu automatski se pojavljuje u meniju Izvodi, isto kao da ste ga sami uvezli, i uparuje se sa fakturama po izabranom režimu. To važi za sve firme, bez obzira na to da li koriste i izvoz izvoda u MiniMax. Izvodi stigli mejlom ili preko API-ja imaju status Na čekanju (pregled). Proverite stavke i kliknite Odobri. Ovde vidite i dnevnu statistiku: primljeno, uspešno obrađeno, greške, duplikati i potrošnju. Ova obrada se naplaćuje po izvodu (vidi Izveštaji → Naplata usluga). Automatsko prosleđivanje izvoda iz Gmail-a Ako vam banka šalje izvode na Gmail, podesite filter koji ih sam prosleđuje na adresu za obradu izvoda. Posle toga izvodi stižu u HAFiscal bez vašeg rada. Nazivi opcija u nastavku su sa engleskog Gmail-a; u srpskom su prevedeni, a raspored je isti. 1. Pretraga po temi mejla U polje za pretragu upišite deo teme (subject) mejla kojim banka šalje izvod. Na primer, kod Raiffeisen banke: Izvod po dinarskom racunu broj. Otvorite opcije pretrage (ikonica desno u polju za pretragu); tekst se prikazuje u polju Has the words. Kliknite Create filter. Opcije pretrage sa unetim tekstom iz teme mejla banke 2. Akcija filtera: prosledi Otvara se spisak akcija. Pored Forward it (Prosledi ga) kliknite Add forwarding address, jer adresa za obradu izvoda još nije dodata. Akcije filtera, opcija Forward it i link Add forwarding address 3. Dodajte adresu za prosleđivanje Otvara se tab Forwarding and POP/IMAP u podešavanjima. Kliknite Add a forwarding address. Dugme Add a forwarding address u Gmail podešavanjima 4. Upišite adresu za obradu izvoda Upišite adresu iz taba Obrada izvoda i kliknite Next, pa Proceed i OK. Prozor za unos adrese za prosleđivanje Google na tu adresu šalje mejl sa linkom za potvrdu. Pošto to sanduče ne vidite, javite se podršci na podrska@ha.co.rs da potvrdimo adresu. Opciju Forward a copy of incoming mail to (prosleđivanje svih mejlova) ostavite isključenu. 5. Završite filter Kada je adresa potvrđena, ponovite korak 1 i 2: sada označite Forward it, izaberite adresu za obradu izvoda i kliknite Create filter. Dobro je znati - Filter prosleđuje samo izvode koji stignu posle njegovog pravljenja. Starije izvode prosledite ručno. - Ako imate račune u više banaka, napravite po jedan filter za temu mejla svake banke. - Kada banka promeni temu mejla, izmenite tekst u filteru. Proverite u tabu Obrada izvoda da izvodi i dalje stižu.
Izveštaji
Meni Izveštaji ima tabove PDV / Promet, Naplata usluga, MiniMax i Poreska uprava → MiniMax. Tabovi MiniMax i Poreska uprava → MiniMax rade samo uz modul MiniMax API integracija. Bez njega se u tabu prikazuje poruka sa dugmetom Aktiviraj dodatak. PDV / Promet Izveštaj PDV i promet Izaberite period: Ovaj mesec, Prošli mesec ili Od - do. Za taj period dobijate četiri kartice: | Kartica | Šta prikazuje | |---|---| | Izlazni PDV | PDV sa izdatih faktura i fiskalnih računa, sa ukupnim prometom | | Ulazni PDV | PDV sa prijema robe, sa nabavkom bez PDV-a | | PDV za uplatu (razlika) | Izlazni minus ulazni PDV. Zeleno, ako je razlika negativna (preplata) | | Nenaplaćeno (dospelo) | Ukupno dospele neplaćene fakture i njihov broj | Nenaplaćeno uvek prikazuje trenutno stanje, bez obzira na izabrani period. Ispod kartica je tabela Dospele fakture koje kasne, sa brojem dana kašnjenja i neplaćenim iznosom. Ovaj izveštaj je pomoćni pregled i ne zamenjuje obračun vašeg knjigovođe. Naplata usluga Izveštaj o naplati usluga po jedinici Ovde vidite koliko vam je HAFiscal naplatio za usluge koje se plaćaju po korišćenju, npr. obradu izvoda ili eFakture, u izabranom periodu: uslugu, način naplate, količinu, broj događaja i iznos. MiniMax Za firme koje knjigovodstvo vode u MiniMax-u. Kada je MiniMax povezan (Podešavanja → MiniMax), za izabrani datum možete: - Sinhronizuj promet: slanje prometa artikala u MiniMax; - Knjiži dnevni izveštaj: knjiženje dnevnog fiskalnog prometa. Tabele ispod prikazuju status svakog slanja i eventualnu grešku. Poreska uprava → MiniMax Pretvara JSON izvoz „Rezultat pretrage računa“ sa portala Poreske uprave u Excel fajl za uvoz u MiniMax. Kliknite Upload JSON fajl Poreske, pa Skini XLSX. Stavke se povezuju sa vašim artiklima po bar kodu, pa po ranije sačuvanom mapiranju, pa po tačnom nazivu. Za artikle koji nisu pronađeni kliknite Mapiraj i izaberite pravi artikal. Mapiranje se pamti i primenjuje i na ranije uvoze.
Moj paket i Moji računi
Paketom i dodatnim modulima upravljate na strani Moj paket, a računi za pretplatu su u Moji računi. Obe strane otvarate klikom na naziv firme u gornjoj traci. Moj paket Strana Moj paket: paketi, dodatni moduli i panel Vaš izbor Na vrhu piše vaš trenutni paket, njegov status (Probni period, Aktivan, Kasni sa plaćanjem...) i tekući obračunski period. Paketi su podeljeni u dve grupe: HAFiscal ERP i HAFiscal API. Na svakoj kartici vidite cenu bez PDV-a (i sa PDV-om ispod), uključene module i broj uključenih korisnika. Promena paketa ili kupovina dodatka ide u dva koraka: 1. Kliknite Izaberi paket (ili Promeni paket, ako već imate paket) ili uključite prekidač kod dodatnog modula. Izbor se samo beleži u panelu Vaš izbor desno, gde vidite osnovicu, PDV i ukupno mesečno. 2. Kliknite Sačuvaj promene. Za svaku promenu se pravi ponuda. Ako je ponuda jedna, odmah se otvara njena stranica, gde je prihvatate. Ako ih je više, dobijate spisak linkova. Plaćanje ide preko fakture u Moji računi. Paket ili modul se aktivira tek kada je ponuda plaćena. Obračun za deo meseca | Kada menjate | Šta se plaća odmah | |---|---| | 1. u mesecu | Pun mesec | | Od 2. do 25. | Samo preostali dani tekućeg meseca; od sledećeg meseca puna cena | | Od 26. do kraja meseca | Preostali dani plus ceo sledeći mesec unapred | Ovo važi za mesečni paket i mesečne dodatke. Godišnji paketi se ne obračunavaju srazmerno. Usluge koje se plaćaju po korišćenju ne obračunavaju se ovako. Aktivan dodatni modul ne može se isključiti sa ove strane. Za to se javite podršci. Moji računi Strana Moji računi Ovde su ponude i fakture koje vam izdajemo za pretplatu, npr. pri promeni paketa, dodatnom korisniku ili dodatnom magacinu. Dugme Pregledaj otvara dokument, gde ga možete i platiti.
Korisnici i role
Nalozima zaposlenih upravljate u meniju Korisnici. Meni vide samo korisnici sa rolom Vlasnik ili Administrator. Spisak korisnika sa rolama i statusom Pored naslova piše koliko korisnika koristite i koliko ih je uključeno u paket, npr. „3 / 5 uključeno“. Role | Rola | Namena | |---|---| | Vlasnik | Sva prava; ne može im se ograničiti pristup | | Administrator | Upravljanje firmom i korisnicima | | Kasir | Rad na kasi | | Knjigovođa | Knjigovodstveni pregled i obrada | | Samo pregled | Samo čitanje | Neke radnje imaju posebnu dozvolu. Na primer, promenu PDV stope na artiklu sme knjigovođa, a kasir ne. Novi korisnik Kliknite Novi korisnik i unesite Ime i prezime, Email, Početnu lozinku (bar 6 karaktera) i Rolu. Forma za novog korisnika Pravila: - Email mora biti jedinstven u celom HAFiscal-u. Ako se ta adresa već koristi, makar u drugoj firmi, dobićete poruku da korisnik već postoji. Koristite drugu adresu. - Limit paketa: svaki korisnik preko broja uključenog u paket naplaćuje se kao dodatno mesto. Kada dostignete limit, dugme postaje Aktiviraj dodatno mesto. Ono pravi ponudu, a korisnika dodajete kada je ponuda plaćena. - Rola Kasir zahteva modul Kasa, bez obzira na slobodna mesta. Izmena i deaktivacija Klik na korisnika otvara izmenu. Možete promeniti ime, rolu i lozinku. Polje za lozinku ostavite prazno ako je ne menjate. Email se ne može promeniti. Ako isključite Aktivan (može da se prijavi), korisnik više ne može da se prijavi. NFC kartica za prijavu Za prijavu u HAFiscal Mobile aplikaciju karticom: u izmeni korisnika unesite Serijski broj kartice i Početni PIN (4 do 8 cifara), pa kliknite Dodeli karticu. - Kartica aktivno dodeljena drugom zaposlenom ne može se dodeliti ponovo. Kartica zaposlenog koji je deaktiviran može se preneti. - Posle 5 pogrešnih PIN-ova kartica se zaključava na 15 minuta. - Isključi NFC prijavu gasi prijavu karticom za tog korisnika.